Azokat a praktikumokat szedem pontokba, amik a következő hetekben segítik a home office ad hoc bevezetését azoknál a cégeknél, ahol eddig az otthoni munkavégzés nem volt napi gyakorlat.

Vészforgatókönyv: otthoni munka ad hoc bevezetése 10 pontban

Naponta jelennek meg cikkek, hogy a magyarországi vállalatok egy része már az elmúlt hetekben lépéseket tett a munkavállalók egészségének megőrzése érdekében a koronavírus-fenyegetettség kapcsán. Hamar kikerültek az irodákba a kézfertőtlenítők, és a közösen használt helyiségeket is a szokásosnál nagyobb gyakorisággal kezdték el takarítani.

Sok cégnél törölték a külföldi utakat és lemondták a nagylétszámú rendezvényeken való részvételt. Továbbá, ha valaki fertőzött országban tartózkodott, hazatérése után 2-3 hétig kérték tőle az irodától való távolmaradást, lehetőség szerint az otthoni munkavégzést.

Többen kerestek meg azzal a kérdéssel, hogy mik azok a legfontosabb dolgok, amiket érdemes figyelembe venni, ha ad hoc home office munkát rendel el a munkaadó, hogyan lehet leghatékonyabban átállni a rugalmas munkavégzésre. A jogi lehetőségekre most nem térnék ki, sok-sok írás született a témában, keressetek rá!

Itt most csak azokat a praktikumokat szedem pontokba, amik a következő hetekben segítik a zökkenőmentes ügymenetet, ameddig visszaáll a világ korábbi rendje.

1. a legfontosabb első pont, hogy legyen magas szintű megegyezés abban, hogy mik azok a „business critical” tevékenységek, amik nélkül megáll az élet. Első körben természetesen azoknak a szolgáltatásoknak/tevékenységeknek kell működnie, amelyek kritikusak a vállalat szerződéses kötelezettségeinek biztonságos teljesítésében. Itt olyanokra gondolok, mint a már megrendelt termékek/szolgáltatások leszállítása, ha szerződés kötelezi rá a céget, akkor 24 órás ügyfélszolgálat biztosítása. Ezután következhet azoknak a további funkcióknak a definiálása, amelyek kulcsfontosságúak a normál üzletmenet fenntartásához.
2. Tehát hibás indítás, ha indulásként hazaküldöm a laptoppal rendelkező kollégákat otthoni munkára. Sokkal fontosabb, hogy felmérjem az IT és egyéb infrastruktúra igényét a krízishelyzetben legfontosabb pozícióban dolgozó kollégáknak. Amennyiben nekik nincs laptopjuk és otthoni infrastruktúrájuk, ezt mielőbb biztosítsuk (akár az IT eszközök időszakos átcsoportosításával).
3. A hardver igény mellett győződjünk meg róla, hogy a kritikus szoftverek külső munkaállomásról is elérhetőek.
4. Mielőtt elkezdjük az ad hoc otthoni munkát bevezetni, adjunk iránymutatást az adatvédelemmel kapcsolatban – különösen azoknál fontos ez, akik korábban nem dolgoztak irodán kívül, illetve ha olyan szoftvereket kezdünk otthonról használni, amelyek eddig csak irodában álltak rendelkezésre.
5. Amennyiben nem minden munkavállaló számára elérhető online kommunikációs eszköz, átmenetileg terjesszük ki az összes munkavállaló számára ennek elérését a zökkenőmentes kommunikáció érdekében. Vagy biztosítsunk vállalati mobiltelefont, esetleg térítsük meg a magánhasználatú mobiltelefonok költségeit az otthoni munkanapokon.
6. Amennyiben a vállalaton belül még nem, vagy kis mértékben használunk projekt management szoftvert, és a kommunikáció fő csatornája az e-mail, hozzunk létre munkacsoportonként egy közös mailboxot, amit mindenki elér. Így biztosak lehetünk abban, hogy a beérkezett kérés/kérdés elér egy illetékes kollégát, aki tud érdemben reagálni.
7. Alakítsunk ki protokollt arra vonatkozóan, hogy hogyan jelezzük kollégáink/ügyfeleink felé, hogy otthonról és nem az irodából dolgozunk. Például általánosan használt rendelkezésre állást mutató szoftverben (Skype, Outlook naptár stb) állítsuk be, hogy az irodában vagy otthon vagyunk, esetleg szabadságon. Ezzel is megkönnyítjük a zökkenőmentes kommunikációt.
8. Fontos tisztázni az otthoni munkával időszakosan felmerülő többletköltségek kérdését is. Például, ha a meglévőnél nagyobb sávszélességű internet szükséges az otthoni munkavégzéshez, mint amivel a munkavállaló rendelkezik, a váltás költségét érdemes a vállalatnak megtéríteni.
9. Folyamatosan tartsuk a kapcsolatot az otthonról dolgozó kollégákkal. Tájékoztassuk őket a koronavírus miatt hozott intézkedésekről és a működéssel kapcsolatos időszakosan bevezetett változásokról.
10. Nem szabad elfelejtenünk, hogy a home office ilyen formában való bevezetése nem garantálja az irodaival megegyező teljesítmény fenntartását. A munkavállalók normál esetben nincsenek felkészülve otthonaikban a munkavégzésre: nem áll rendelkezésükre megfelelő munkaállomás, családtagjaik szintén otthon tartózkodhatnak munkaidőben, ami nem garantálja a zavartalan működést. Legyünk a szokásosnál türelmesebbek és fogadjuk el, hogy a kollégák hatékonysága a normálishoz képest romlani fog.

Minden rosszban van valami jó: a home office időszakos bevezetése jó alkalom arra, hogy megfontoljuk a vállalat normál működésbe való bevezetését. Az ad hoc home office azonban nem tekinthető jó főpróbának. Bizonyos kérdéseket megválaszolhat, ám egy ilyen nem megfelelően előkészített, a körülmények által kikényszerített változás nem lehet alapja egy hatékony home office program bevezetésének. Tartsuk észben, hogy amikor túl leszünk a kritikus időszakon, tisztázzuk az otthoni munkavégzés bevezetésének lehetőségét.

Amennyiben elindulunk ezen az úton, nagy körültekintéssel vezessük be a programot: nem feledkezhetünk el a megfelelő szabályzat kialakításáról, a jogi háttér megalapozásáról, a munkatársak felkészítéséről az otthoni munkavégzésre, különös tekintettel a szükséges soft-skillek fejlesztésére. Ugyanez vonatkozik a vezetők felkészítésére a remote csapatok vezetésével, kommunikációval, teljesítményméréssel és -értékeléssel, motivációval, csapatépítéssel kapcsolatban. Többek között foglalkozni kell az adatbiztonság és munkavédelem kérdésével is.

De persze ez a jövő zenéje, egyelőre a ma kihívásaira kell kielégítő megoldást nyújtani – sok sikert kívánunk hozzá!

Ha többet szeretnél a home office-ról hallani, csatlakozz hozzánk: március 19-én egy egész napos rendezvényen fogjuk körüljárni a témát. Részletek itt: http://officeathome.net/index.php/konferencia2